Vorstufe vom ecoDMS Archiv: Posteingangsbearbeitung eingescannter Dokumente

Wenn Sie Ihren Posteingang (Papierdokumente) archivieren möchten, ist dies über die ecoDMS Inbox einfach möglich. Nach dem Scannen können die Dokumente über das Inbox-Tab direkt im ecoDMS Client abgerufen werden. Hier stehen Ihnen bei Bedarf verschiedene Funktionen wie z.B. Seiten drehen, löschen, verschieben uvm. zur Verfügung. Die eingescannten Rechnungen, Verträge, Briefe etc. können direkt über die ecoDMS Inbox an das Dokumentenarchiv zur Archivierung übergeben werden. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, können Sie hier die ersten Schritte nachlesen.
Scannen

Scanner einrichten

Richten Sie Ihren Scanner ein. Als Zielordner empfehlen wir den Scaninput Ordner auf dem ecoDMS Server zu verwenden. Alternativ dazu können Sie auch auf die TWAIN/WIA/SANE Schnittstelle zurückgreifen. Als Scanformat sollte das Gerät TIFF und/​oder PDF zur Auswahl haben. Scannen Sie die Dokumente am besten in schwarz-weiß (schwarz-weiß = 1Bit Farbtiefe) oder in Graustufen und mit 200-300 DPI.
Trennblaetter

Trennblätter verwenden

Um ganze Dokumentenstapel zu scannen, empfehlen wir die Verwendung von ecoDMS-Trennblättern. Legen Sie ein solches Trennblatt vor dem Scannen hinter jedes Dokument. Die Software splittet die Unterlagen dann automatisch in einzelne Dateien auf. Die Trennblätter können Sie im Downloadbereich unter www.ecodms.de kostenlos herunterladen.
Bearbeiten

Dokumente bearbeiten

Unmittelbar nach dem Scannen können die Dokumente über das Inbox-Tab direkt im ecoDMS Client abgerufen werden. Hier stehen Ihnen bei Bedarf verschiedene Funktionen wie z.B. Seiten drehen, löschen, verschieben uvm. zur Verfügung. Nehmen Sie, falls notwendig, die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie diese.
Klassifizieren

Klassifizierung

Via Klassifizierung können für jede archivierte Datei unter anderem der virtuelle Zielordner in ecoDMS, die Dokumentenart, der Status, die Zuständigkeiten und viele weitere Ablageinformationen erfasst werden. Durch die Vergabe dieser Details können die Dokumente übersichtlich und detailliert abgelegt werden und sind, alternativ und/oder ergänzend zur Volltextsuche, schnell wieder auffindbar. Die Klassifizierung kann entweder manuell durch den Benutzer erfolgen oder automatisch über Klassifizierungsvorlagen.
Archivierung

Archivierung

Nun kann die Datei archiviert werden. Alle lesbaren Dokumente werden mit der Archivierung automatisch im Hintergrund volltextindiziert und stehen dem Benutzer im ecoDMS Archiv im Original-Scanformat und zusätzlich im Langzeitarchivierungsformat PDF/A zur Verfügung.