ecoICE - Vorstufe von ecoDMS - Software zur Posteingangsbearbeitung von eingescannten Dokumenten
Bei ecoICE handelt es sich um die Vorstufe von ecoDMS. Hier können eingescannte PDF- und TIFF-Dateien abgerufen, ggf. bearbeitet, klassifiziert und archiviert werden. Nach der Archivierung sind die Dokumente sicher in der ecoDMS-Datenbank abgelegt und können über das Dokumenten-Management-System von den zuständigen Benutzern abgerufen werden. Um Ihnen den Einstieg in ecoICE zu erleichtern, können Sie hier die ersten Schritte nachlesen.
Scanner einrichten
Richten Sie Ihren Scanner ein. Als Zielordner empfehlen wir den “Scaninput Ordner” auf dem ecoDMS Server zu verwenden. Alternativ dazu können Sie auch auf die TWAIN/WIA/SANE Schnittstelle zurückgreifen. Als Scanformat sollte das Gerät PDF und/oder TIFF zur Auswahl haben. Scannen Sie die Dokumente am besten in schwarz-weiß (Schwarz-Weiß = 1Bit Farbtiefe) oder in Graustufen und mit 200-300 DPI.
Trennblätter verwenden
Um ganze Dokumentenstapel zu scannen, empfehlen wir die Verwendung von ecoDMS-Trennblättern. Legen Sie ein solches Trennblatt vor dem Scannen hinter jedes Dokument. ecoICE splittet die Unterlagen dann automatisch in einzelne Dateien auf. Die Trennblätter können Sie im Downloadbereich unter www.ecodms.de kostenlos herunterladen.
Dokumente bearbeiten
Rufen Sie die eingescannten Dokumente in ecoICE ab. Optional stehen Ihnen nun verschiedene Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung. Nehmen Sie -falls notwendig- die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie diese.
Klassifizierung
Bei der Klassifizierung können für jede Datei u.a. der virtuelle Zielordner in ecoDMS, die Dokumentenart, der Status, die Zuständigkeiten und viele weitere Informationen (Metadaten) erfasst werden. Durch die Vergabe dieser Details können die Dokumente übersichtlich und detailliert abgelegt werden und sind -alternativ und/oder ergänzend zur Volltextsuche- schnell wieder auffindbar. Die Klassifizierung kann entweder manuell durch den Benutzer erfolgen oder automatisch über Klassifizierungsvorlagen.
Archivierung
Nun kann die Datei archiviert werden. Alle lesbaren Dokumente werden mit der Archivierung automatisch im Hintergrund volltextindiziert und stehen dem Benutzer in ecoDMS im Original-Scanformat und zusätzlich im Langzeitarchivierungsformat PDF/A zur Verfügung.
Weitere Informationen zur Einrichtung, Bedienung und zu unseren Service- und Supportleistungen finden Sie auf der ecoDMS Webseite.
Scanner einrichten
Richten Sie Ihren Scanner ein. Als Zielordner empfehlen wir den “Scaninput Ordner” auf dem ecoDMS Server zu verwenden. Alternativ dazu können Sie auch auf die TWAIN/WIA/SANE Schnittstelle zurückgreifen. Als Scanformat sollte das Gerät PDF und/oder TIFF zur Auswahl haben. Scannen Sie die Dokumente am besten in schwarz-weiß (Schwarz-Weiß = 1Bit Farbtiefe) oder in Graustufen und mit 200-300 DPI.Trennblätter verwenden
Um ganze Dokumentenstapel zu scannen, empfehlen wir die Verwendung von ecoDMS-Trennblättern. Legen Sie ein solches Trennblatt vor dem Scannen hinter jedes Dokument. ecoICE splittet die Unterlagen dann automatisch in einzelne Dateien auf. Die Trennblätter können Sie im Downloadbereich unter www.ecodms.de kostenlos herunterladen.Dokumente bearbeiten
Rufen Sie die eingescannten Dokumente in ecoICE ab. Optional stehen Ihnen nun verschiedene Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung. Nehmen Sie -falls notwendig- die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie diese.Klassifizierung
Bei der Klassifizierung können für jede Datei u.a. der virtuelle Zielordner in ecoDMS, die Dokumentenart, der Status, die Zuständigkeiten und viele weitere Informationen (Metadaten) erfasst werden. Durch die Vergabe dieser Details können die Dokumente übersichtlich und detailliert abgelegt werden und sind -alternativ und/oder ergänzend zur Volltextsuche- schnell wieder auffindbar. Die Klassifizierung kann entweder manuell durch den Benutzer erfolgen oder automatisch über Klassifizierungsvorlagen.